Da ich mich für eine Partneruniversität meiner Uni beworben habe, beschreibe ich die einzelnen Schritte für genau so einen Fall. Organisiert ihr die Universität im Ausland selbst, wird es vor allem am Anfang Unterschiede geben.

Orientierung: Was möchte ich, wo machen?

Das Wichtigste der ganzen Planung ist die Frage: Was ihr überhaupt machen wollt? In welches Land wollt ihr? Was wollt ihr dort machen? Wann und wie lange wollt ihr verreisen? Diese Fragen muss jeder individuell für sich entscheiden. Sehr hilfreich dabei ist auf der Homepage des International Office (IO) der eigenen Universität die zahlreichen Möglichkeiten zu durchforsten. Außerdem gibt es viele Erfahrungsberichte von Studierenden, die bereits ein Auslandssemester gemacht haben – nach Destination und Studiengang sortiert. Oft lohnt es sich auch, die Infoveranstaltungen des IO zu besuchen, da ihr dort einen groben Überblick über einen Auslandsaufenthalt erhaltet.

Für mich stand von Anfang an fest, dass ich nach Japan will. Durch die Website des IO und die Erfahrungsberichte wurde dann auch sehr schnell klar, dass ich ans NAIST (Nara Institute of Science and Technology) in Ikoma möchte und dort in einem Labor forschen will.

Glücklicherweise war zeitnah eine Online-Infoveranstaltung des NAIST. Dadurch konnte ich mit dem Professor des Labors, für das ich mich interessiert habe, persönlich sprechen und die Arbeit des Labors genauer kennenlernen. Es lohnt sich daher immer mal wieder auf der Homepage der Partnerunis die aktuellen Veranstaltungen zu überprüfen.

Damit war also geklärt, was ich genau machen möchte. Der Nächste Schritt war nun die Bewerbung.

Bewerbung an der Universität in Deutschland

Für die Bewerbungen an der Heimatuniversität gibt es individuelle Bewerbungsfristen. Diese stehen aber auch auf der Website des IO. Bei mir war die Frist für das Sommersemester im Juni des Vorjahres.

Bei der Bewerbung ist es vor allem wichtig, sich einen Überblick zu verschaffen, welche Unterlagen benötigt werden und ob ihr für manche Dokumente etwas mehr Zeit einplanen müsst. So habe ich beispielsweise einen neuen Reisepass beantragen und dabei die Bearbeitungsdauer der Behörde berücksichtigen müssen. Außerdem werden oft entsprechende Sprachnachweise verlangt, für die rechtzeitig Prüfungstermine gebucht werden müssen.

Sollte jedoch der Fall eintreten, dass ein Dokument doch nicht rechtzeitig vorliegt, so muss dies nicht zwangsläufig zum Aus der Bewerbung führen. Ich würde immer empfehlen, mit den Zuständigen des IO zu sprechen, möglicherweise ist ein nachreichen der Dokumente auch nach der Deadline noch möglich. Vor allem wenn ihr eine Bestätigung der Beantragung des Ausweises, der Anmeldung zur Prüfung und so weiter habt, habt ihr immer noch gute Chancen auf den Auslandsplatz.

Außerdem verlangt eure Uni möglicherweise zur Bewerbung einen Finanzierungsplan. Auch wenn dabei Stipendien und Auslandsbafög nicht berücksichtigt werden, ist dies eine gute Möglichkeit, dich darüber zu informieren und vor allem die Bewerbungsfristen dafür zu notieren.

Nach einer erfolgreichen Bewerbung und der Nominierung der Universität fängt die eigentliche Planung erst richtig an!

Bewerbung an der Gastuniversität

Zum Programm meiner Universität sowie sicher denen an vielen anderen Unis gehört auch die Bewerbung an der Uni im Ausland. Durch die Partnerschaft und meinem Kontakt zum Professor meines Wunschlabors war das zum Glück nicht so dramatisch. Wichtig: Informiert euch sowohl bei eurer Uni als auch bei der Gastuni, welche Dokumente bis wann eingereicht werden müssen. In meinem Fall erforderte es einiges an Eigeninitiative, da ich manche Fristen erst spät erfuhr oder nur durch aktives Nachfragen.

Nach der Annahme der japanischen Uni kam als Nächstes die Beantragung des Certificate of Eligibility (CoE). An der Dokkyo (Tokyo) beispielweise muss dieses Formular bereits bei der Bewerbung an der Dokkyo ausgefüllt werden.

Beantragung des Certificate of Eligibility (CoE)

Das Formular für das CoE bekommt ihr gewöhnlich von der Uni. Dabei müssen nur die ersten Seiten vom Studierenden ausgefüllt werden, den Rest füllt die Uni für euch aus. Infos wie Datum des Abflugs und Flughafen können später noch geändert werden. Wichtig ist jedoch zu beachten, dass das benötigte Passfoto eine andere Größe hat als das Passfoto für die Beantragung des Visums später. Für das CoE benötigt ihr ein Foto mit den Maßen 40 mm auf 30 mm. Falls ihr für die Bewerbung ein neues Foto machen lasst, holt euch daher am besten gleich Bilder in beiden Formaten.

Ein neues Zuhause

Für mich war die endgültige Zusage an der Partneruni und die Beantragung des CoE der Punkt, an dem mir klar wurde, dass alles so weit sicher feststeht (oder zumindest zu 99%). Das bedeutete auch, dass ich eine Unterkunft in Japan suchen und meine Wohnung in Deutschland aufgeben musste. Bei der Suche nach einer Wohnung in Japan hat mir die Partneruni geholfen, ich musste lediglich Bescheid geben, für welche Unterkunft ich mich entscheide. Den Rest hat dann das IO der japanischen Uni erledigt. Ich hatte mich für das Gasthaus direkt am Campus entschieden, da es zum einen sehr nah am Labor liegt und zum anderen die günstigste Option. Leider dürfen wir nur drei Monate dort wohnen, weshalb ich während meines Aufenthalts umziehen muss. Mehr dazu in einem neuen Beitrag (wenn ich umgezogen bin).

Sorgenfrei unterwegs: Versicherungen fürs Auslandssemester

Für euer Auslandssemester müsst ihr auch eine Krankenversicherung vorweisen können. Dabei empfiehlt es sich, bei eurer Krankenkasse nachzufragen. Viele haben eine Partnerschaft mit Unternehmen, die auch Auslandskrankenversicherungen anbieten. In meinem Fall ist das mit der Techniker Krankenkasse (TK) die envivas. Ich kenne aber auch einige, die ihre Versicherungen bei der HanseMerkur abgeschlossen haben.

Außerdem kann eine Reiseversicherung von Vorteil sein, falls während des Flugs etwas schief geht oder ihr aus bestimmten Gründen nicht am geplanten Tag fliegen könnt. Meine Reise- und Gepäckversicherung habe ich bei der Allianz abgeschlossen, auch hier ist zum Beispiel die HanseMerkur wieder eine mögliche Alternative.

Impfungen checken

Informiert euch rechtzeitig, ob ihr alle empfohlenen Impfungen habt. Bedenkt dabei auch, dass manche Impfungen aus mehreren Impfdosen bestehen oder der volle Impfschutz erst nach mehreren Tagen gegeben ist. Eigentlich reicht es, wenn ihr alle gängigen Impfungen für Deutschland habt. Ich habe mich zusätzlich noch gegen Japanische Enzyphalitis (zwei Impfdosen) geimpft, diese Impfung ist zwar nicht Pflicht, aber wird für längere Aufenthalte empfohlen. Außerdem habe ich noch eine Hepatitis A Impfung bekommen, auch diese ist nicht notwendig für Japan, aber für allgemeine Reisen sinnvoll. Mein Arzt hat mir diese Impfung empfohlen, da der Grund meiner Reise ein Auslandssemester ist und sie somit vollständig von der Krankenkasse übernommen wurde. Bei der Japanischen Enzyphalitis hatte ich einen geringen Eigenanteil der Kosten, aber auch hier hat meine Krankenkasse (TK) wegen des Reisegrundes 180 Euro von 200 Euro gezahlt. Informierte euch bei der Kostenübernahme am besten direkt bei eurer Krankenkasse.

Außerdem musste ich entweder drei Impfungen gegen Covid vorweisen können oder falls dies nicht gegeben, ist einen negativen Test. Informiert euch dazu aber, wie die aktuellen Einreisebestimmungen zu eurem Abflugszeitpunkt sind. Diese ändern sich bekanntlich immer wieder über die Zeit. Stand jetzt ist diese Reglung meines Wissens abgeschafft.

Was ihr außerdem noch bei der Einreise beachten solltet, folgt in Teil 2.

Viele Grüße aus Japan, Sabrina