Von der Bewerbung zur Abreise: Mein Weg durch die Erasmus-Formalien

Der erste Schritt ist getan: Du hast dich entschieden, während deines Studiums mit Erasmus ins Ausland zu gehen. Und jetzt? Wie geht’s weiter? Ich nehme dich Schritt für Schritt mit durch das Bewerbungsverfahren für mein Erasmus-Semester: von der Idee bis zur Abreise.

Schritt 1: Informiere dich früh über deine Möglichkeiten

Du möchtest ins Ausland. Soweit so gut: aber wie? Es ist nicht unüblich, dass du an der Uni immer mal wieder Plakate siehst oder eine Infomail zu Auslandsaufenthalten in deinem Postfach landest. Wenn du mit der Idee spielst, ins Ausland zu gehen, ist der erste Schritt also klar: Informier dich!

Ich habe mir damals auf der Webseite meiner Fakultät alle wichtigen Infos geholt. Dort sind in der Regel die Erasmus-Partneruniversitäten der Fakultät aufgelistet, also die Unis, an denen du problemlos studieren kannst. Wenn du dich über Programme außerhalb der Erasmus-Länder informieren möchtest, solltest du dich im International Office deiner Universität erkundigen. Dein Fachkoordinator deiner Fakultät oder die Mitarbeitenden im International Office helfen dir bei deiner Vorbereitung. Dabei ist der Zeitpunkt wichtig! Du musst dich circa ein halbes Jahr vor dem akademischen Jahr, in dem du wegfahren möchtest, bewerben. Ich habe mich also im Januar 2020 für meinen Aufenthalt im Sommersemester 2021  in Schweden beworben. Beachte in deiner zeitlichen Planung: Die Semesterzeiten deiner Austauschuni können sich von den Zeiten deiner Heimatuni unterscheiden.

Schritt 2: Die Bewerbung

Nachdem für mich klar war, dass ich im Rahmen von Erasmus nach Schweden gehen möchte, musste ich mich zuerst bei dem Erasmus-Koordinator meiner Fakultät für den Platz bewerben. Die einzureichenden Unterlagen können je nach Fakultät und Uni unterschiedlich sein. Ein gutes Motivationsschreiben ist jedoch oft gefragt. Stell dir dafür selbst die Fragen: Warum will ich überhaupt ins Ausland? Was bringt mir das für mein Studium und für mich als Mensch? Warum gerade dieses Land? Und warum bin gerade ich für dieses Austauschprogramm geeignet?

Außerdem musste ich einen Zweit- und Drittwunsch angeben, falls ich nicht für meinen Wunschort angenommen werde. Bleib also auch für andere Städte offen! Bei mir hat zum Glück alles nach Plan funktioniert und ich habe im Februar die Zusage für Göteborg von meinem Koordinator bekommen.

Schritt 3: Der Erasmus+ Antrag

Nachdem ich die Zusage für meinen Wunschplatz bekommen habe, musste ich als Nächstes einen Stipendienantrag für einen Erasmus+ Studienaufenthalt an das International Office stellen. Im Rahmen von Erasmus+ bekommt in der Regel jeder Erasmus-Student finanzielle Förderung für den Aufenthalt. Der Antrag beinhaltet alle wichtigen Infos und Daten und wird von dir und von deinem Erasmuskoordinator unterschrieben.

Danach hieß es für mich erstmal abwarten. Bis einige Monate vor deiner Abreise kam erstmal nichts Neues. Ich wurde aber regelmäßig mit E-Mails vom International Office vorsorgt, damit ich ja keine Deadlines verpasse. In der Zwischenzeit habe ich fleißig online über meine Austauschuni und die Stadt recherchiert. Du kannst in der Zeit vor deiner Abreise auch schon einen Sprachkurs belegen, um dich auf das Auslandssemester vorzubereiten. Außerdem solltest du bedenken, dass du dich zum Beispiel für Stipendien oder AuslandsBAföG einige Monate vor Abflug bewerben solltest.

Schritt 4: Die Nominierung an der Partneruni

Ungefähr drei Monate vor meiner geplanten Abreise nach Schweden bekam ich das erste Mal eine E-Mail von meiner Partneruni in Göteborg. Meine Heimatuni hatte mich dort nominiert, jetzt musste ich mich selbst nochmal an der Uni anmelden. Dafür musste ich jedoch keine neue Bewerbung einschicken, sondern lediglich ein paar Formulare ausfüllen. Hierbei konnte ich mich auch direkt für ein Zimmer im Wohnheim bewerben. Darüber werde ich aber noch einen eigenen Blogbeitrag schreiben. Bei den Formularen ist es wichtig, sich an die Vorgaben der Uni zu orientieren, da das Verfahren an allen Universitäten anders aussehen kann.

Schritt 5: Das Learning Agreement

Das Learning Agreement ist ein Dokument, das festhält, welche Kurse du im Ausland belegen möchtest und wie du diese Kurse anrechnen lassen möchtest. In Absprache mit deinen Koordinatoren an der Heimat- und Partneruni wählst du deine Kurse. Das Dokument wird von dir und deinen Koordinatoren an der Heimatuni und an der Partneruni unterschrieben. Keine Sorge: Wenn sich später etwas an deinen Kursen oder der Anrechnung ändert, kann das im Learning Agreement vermerkt werden. Das Agreement ist besonders wichtig, da dein Studienfortschritt dokumentiert wird und nur mit diesem Dokument deine Erasmus+ Förderung ausgezahlt wird. Deshalb musste ich das Learning Agreement circa vier Wochen vor meiner Abreise an das International Office schicken.

Schritt 6: Das Grant Agreement unterschreiben

Etwas zeitgleich habe ich das Grant Agreement, also die Bewilligung der Erasmus Förderung erhalten. Das musste ich unterschreiben und per Post an mein International Office schicken. Im Grant Agreement wird die genaue Dauer der Mobilität und der Förderungshöhe bestimmt. Sobald das Grant Agreement von dir und deiner Heimatuni unterschrieben ist, sollte der Auszahlung der Erasmus Förderung nichts im Wege stehen. Die Förderungssumme wird übrigens in zwei Zahlungen ausgezahlt: zwei Drittel zu Beginn des Aufenthalts und ein Drittel am Ende.

Schritt 7: OLS Sprachtest absolvieren

Der letzte Schritt, den du im Erasmus Verfahren vor der Abreise absolvieren musst, ist die Absolvierung des OLS Sprachtests in der Landessprache oder der Sprache, in der deine Kurse gehalten werden. Der Test wird vor und nach deinem Auslandsaufenthalt gemacht. Aber keine Sorge: für den Test muss man nicht extra lernen, er soll schließlich lediglich deine Fähigkeiten und deinen Lernfortschritt dokumentieren. Besonders toll finde ich, dass OLS auch Sprachkurse anbietet, die man online belegen kann.

Geschafft! Nachdem ich diese Schritte durchlaufen hatte, konnte ich unbesorgt in den Flieger steigen. Natürlich gehört noch anderer Papierkram zum Auslandssemester: Versicherungen, Kreditkarten, Mietverträge … Ich hoffe jedoch, ich konnte dir mit meinen Erfahrungen wenigstens das Erasmus-Bewerbungsverfahren etwas näher bringen.